Lighthousehn

Chú ý: Hướng dẫn sau chỉ sử dụng cho các dịch vụ hỗ trợ POP3 và SMTP như dịch vụ email của VNN, FPT... và các dịch vụ email chạy hosting / server riêng. Với dịch vụ email miễn phí như Yahoo không hỗ trợ POP và SMTP miễn phí. Các dịch vụ khác như Google... sẽ có các cách cài đặt riêng.


1. Cấu tạo của một địa chỉ email

Một địa chỉ email có hai phần. Phần tên hộp thư đứng đằng trước ký tự a còng (@) và phần tên miền (domain name).

Ví dụ: me@lighthousehn.com

Thì "me" là tên hộp thư, "lighthousehn.com" là tên miền.

2. Thông tin POP và SMTP server:

- POP Server: là địa chỉ máy chủ để máy tính của bạn liên kết tới và download mail về. Địa chỉ này giống như hộp thư gắn trước cửa nhà bạn. Email sẽ nằm tại đó trước khi bạn lấy chúng vào trong nhà.

Một số thông số máy chủ POP thông dụng:
- VNPT (email dạng tên@vnn.vn): mail.vnn.vn hoặc pop.hn.vnn.vn
- FPT (email dạng tên@fpt.vn): imail.fpt.vn hoặc vpop.fpt.vn
- Các email sử dụng Host/máy chủ riêng (email dạng tên@tên_miền_của_bạn): sử dụng chính tên miền của mình hoặc mail.tên_miền để làm địa chỉ POP. Tốt nhất liên hệ quản trị mạng hoặc nhà cung cấp dịch vụ hosting để có thông tin cụ thể.

- SMTP Server: là địa chỉ máy chủ để máy tính của bạn liên kết tới và gửi mail đi. Địa chỉ này giống như hộp thư ngoài bưu điện. Bạn bỏ thư cần gửi vào đó và bưu điện sẽ chuyển đi cho bạn.

Một số thông số máy chủ SMTP thông dụng:
- VNPT (email dạng tên@vnn.vn): smtp.vnn.vn hoặc smtp.hn.vnn.vn
- FPT  (email dạng tên@fpt.vn): omail.fpt.vn hoặc smtp.fpt.vn
- Các email sử  dụng Host/máy chủ riêng (email dạng tên@tên_miền_của_bạn): sử dụng  chính tên miền của mình hoặc mail.tên_miền để làm địa chỉ POP. Tốt nhất  liên hệ quản trị mạng hoặc nhà cung cấp dịch vụ hosting để có thông tin  cụ thể.

3. Thông tin về tài khoản email

Tài khoản email của bạn gồm tên sử dụng (thường chính là địa chỉ email đầy đủ của bạn hoặc phần tên trước email) và mật khẩu. Bạn hãy liên hệ với quản trị mạng hoặc nhà cung cấp của bạn trong trường hợp chưa có tài khoản Email hoặc quên mật khẩu.

Ví dụ email của bạn là me@lighthousehn.com thì tên sử dụng hoặc là "me", hoặc là "me@lighthousehn.com". Tuy nhiên có một số trường hợp đặc biệt mà tên sử dụng của bạn có thể khác đi (ví dụ bạn đang sử dụng dịch vụ Email Alias)


4. Cách cấu hình Outlook:

- Khởi động Outlook Express. Nếu bạn dùng OE lần đầu tiên, bảng Internet Connection wizard sẽ hiện ra:



Nếu không, trên menu Tools, bạn chọn Accounts:



Hộp thoại Internet Account hiện lên, bạn chọn sang tab Mail để hiển thị tất cả các Accout Email hiện tại có sẵn trong máy:



Bạn bấm vào nút Add và chọn Mail để thêm một Account Email mới vào Outlook. và bảng Internet Connection wizard sẽ hiện ra:



Trong ô Display name, bạn điền vào Họ và tên của bạn. Phần này là tuỳ chọn, bạn có thể điền bất cứ Tên gì bạn thích nhưng chú ý là Tên này sẽ xuất hiện ở phần From khi người nhận đọc thư của bạn.
Bấm vào Next, bạn sẽ chuyển qua mục khai báo địa chỉ email của mình:



Bạn điền vào địa chỉ email mà người quản trị đã cấp cho bạn. Địa chỉ email có dạng: tênsửdụng@tênmiền.com (có thể là .com hoặc .net, .org, .vnn.vn...)
Bấm Next để chuyển qua phần khai báo thông tin server:



Phần Email Server Name: bạn chọn POP3
Phần Incomming mail: bạn gõ vào địa chỉ hoặc số IP của server POP mà người quản trị đã cấp cho bạn.
Phần Outgoing mail: bạn gõ vào địa chỉ hoặc số IP của server SMTP mà người quản trị đã cấp cho bạn.
(Xin vui lòng xem kỹ phần Thông tin POP và SMTP để biết thông tin server của bạn - Dịch vụ mail miễn phí của Yahoo không hỗ trợ tính năng này)

Bấm Next để qua phần khai báo Account Email

Bạn điền vào hai mục Account name và Password: tên sử dụng và mật khẩu mà bạn đã được cấp.
Bạn chọn đánh dấu mục Remember password để nhớ mật khẩu vào máy, như vậy, mỗi lần check hay gửi mail bạn sẽ không phải gõ mật khẩu. Chức năng này không nên dùng nếu bạn dùng chung máy với người khác.
Bấm Next để hiện hộp thoại chúc mừng. Bạn bấm vào nút Finish để quay trở lại hộp thoại Internet Accounts. Lúc này, trong danh sách Mail đã xuất hiện thêm một Accout mới mà bạn vừa tạo. Bạn chọn Account này và bấm vào nút Properties để mở hộp thoại Properties về Account này:



Trong hộp thoại này, bạn có thể chỉnh sửa lại một số thông tin khác nếu cần. Bạn chuyển qua tab Servers, đánh dấu vào mục "My server requires authentication". Sang tab "Advanced", kéo thanh trượt trong mục "Server Timeouts" về phía "Long" để tránh trường hợp bị ngắt kết nối trong khi mạng chậm.

- Nếu bạn muốn giữ lại các email trên server sau khi đã lấy về máy, đánh dấu mục "Leave a copy of messages on server".
- Nếu bạn muốn giữ lại các email chỉ trong một khoảng thời gian nào đó, Chọn "Remove form server after:" và chọn số ngày mà bạn muốn lưu giữ các email kể từ lúc nhận.
- Chọn "Remove from server when deleted from 'Deleted Items'" để đồng bộ hòm mail trên server và trên máy bạn. Khi đó bạn xóa email từ Outlook cũng đồng nghĩa với xóa email trên server.

Bấm OK trở về hộp thoại Internet Account. Bấm Close để hoàn tất quá trình.

Chú ý: Nếu bạn sử dụng dịch vụ email miễn phí của Yahoo, bạn sẽ không sử dụng được với Outlook, ngoại trừ một số email có đuôi yahoo.com.vn, tuy nhiên tôi không chắc toàn bộ email yahoo.com.vn được hỗ trợ.
Với dịch vụ mail của Google, tôi sẽ cập nhật ở bài viết sau.